やってしまいました——AIが古い時刻で案内を送った日
今回は、当機構の事務局で実際に起きた失敗をそのままご紹介します。
あるセミナーの開催時刻を変更したとき、公式サイトの告知ページは更新しました。ところが社内の管理シートには古い時刻が残ったままになっていました。AIは参加者への案内メールを送る際、その社内シートを参照しました。結果、公式サイトとは異なる時刻・会場を記した案内が参加者の方へ届いてしまいました。
気づいたのは翌朝。お詫びと訂正の連絡を急ぎお送りしました。ご迷惑をおかけした参加者の方には、改めて申し訳なく思っています。
なぜこうなったのか——AIは「与えられた情報」を信じる
AIには「古い情報かもしれない」と疑う感覚がありません。渡されたデータが正しいという前提で、そのまま丁寧に仕事をします。ですから情報が二か所に分かれていると、AIは悪気なく古い方を堂々と使います。
たとえるなら、コピーした地図で旅する旅人のようなものです。元の地図が更新されても、手元のコピーを書き換えてもらわなければ、旅人は古い道を進み続けます。AIも同じで、渡されたコピー（データ）が古ければ古いまま走ります。
当機構のケースも、公式サイトという「元の地図」は正しく更新されていたのに、社内シートという「コピー」が放置されたままでした。AIはそのコピーを使って案内を送り続けたわけです。
一番効く対策——「正本（マスター）」を一か所に決める
この失敗から学んだのは、大事な情報は「正本はここだ」と決め、そこ以外を直さない運用にする、という原則です。
社内でよく見かけるのは次のようなパターンです。
- 公式サイトのイベントページ
- 社内の管理スプレッドシート
- 担当者のメモや別ファイル
これが三つ並存していると、どれかが必ず古くなります。AIを使う前に、「正本」をひとつに絞ることが最初のステップです。
〈✕ こうなりがち〉 「サイトは田中さんが更新した。シートはそのうち直そう」→ シートが古いまま残る
〈○ こうする〉 「日時・会場・価格は公式サイトだけが正本。変更があれば公式サイトを直したその場でシートも同時に直す。シートは公式サイトを転記しただけのメモと割り切る」
当機構では現在、AIが参照するデータは公式サイトと連動する一か所に集約し、社内シートを「補助メモ」に降格させました。二重管理をやめて、一か所だけを正本と決めたことで、情報のズレが劇的に減りました。
誤送信に気づいたら——素早い訂正も運用ルールにする
情報の二重化を防ぐ仕組みを作っても、ヒューマンエラーはゼロにはなりません。だからこそ、「誤りに気づいたら即座に訂正する」ことも、明文化したルールにしておくのが重要です。
お詫び連絡を迷って後回しにすると、参加者の方が誤った情報のまま動いてしまいます。当機構では「誤送信に気づいたらその日中に訂正メールを送る」を運用ルールとして定めました。誠実な対応そのものが、信頼を守る最後の防線です。
やりすぎ注意——「正本」を複雑にしない
正本を決めるときに気をつけたいのは、仕組みを凝りすぎないことです。「正本から自動的に各所へ反映するシステム」を最初から作ろうとすると、構築に時間がかかりすぎて結局使われなくなります。最初は「ここが正本」という決め事一枚で十分です。仕組みは後から育てられます。
まとめ——AIに正確に動いてもらうために、人間がすることはシンプル
AIは優秀な実務担当者ですが、渡した情報以上のことはしてくれません。情報が二重化していれば、どちらかを疑わずに使います。AIを信頼できるスタッフとして機能させるために、まず私たち人間側が「正本はここ」と決め、変更があれば正本だけを直す習慣をつける——それだけで、AIが起こしうる誤案内の多くは防げます。
よくある質問
Q. 正本をどこに置けばいいですか？
A. 「一番確認しやすく、変更が一番早く届く場所」が正本に向いています。当機構では公式サイトを正本にしましたが、社内チャットのピン留め、共有カレンダー、業務管理ツールなど、チームが毎日開く場所であればどこでも構いません。大事なのは場所より「ここが唯一の正本」という全員の合意です。
Q. 複数の人が情報を管理している場合はどうすればいいですか？
A. 担当者が複数いると、それぞれが別のシートやメモを持ちやすくなります。まず「誰かが変更したら正本を必ず直す」担当者を一人決めることが出発点です。AIに情報を渡す前に「正本から引っ張っているか」を確認するチェックを一ステップ挟むだけでも、事故はぐっと減ります。
Q. すでに情報があちこちに散らばっています。今から整理できますか？
A. 一気に全部直そうとすると止まります。まず「次に変更が生じたときにどこを正本にするか」だけ決めておき、変更のたびに少しずつ正本に集約していく方法がおすすめです。完璧を目指すより、新しい情報から正本に乗せていく方が現実的に動けます。
情報管理やAI活用のご相談は、当機構へお問い合わせください。
