AIだけで事務局を回しはじめて、最初に悩んだのは「同じ間違いの繰り返し」でした。あるAIが生成するコンテンツに、使ってほしくない特定の言葉が何度も登場するのです。そのたびに手動で修正していましたが、次の生成でまた同じ言葉が出てくる。「さっき直したのに……」と思っても、AIは「さっき」を覚えていません。
同じ間違いを繰り返させていたのは、私たちの指示の仕方だった
当初、私たちは修正するたびに「この言葉はNG」とAIに伝えていました。でも、それは一度きりの口頭注意と同じです。次のセッションが始まれば、AIはまた素の状態に戻る。「毎回言い聞かせなければいけないのか」と途方に暮れたとき、ヒントをくれたのが法律の世界の「判例」という考え方でした。
裁判所は似たような事案を判断するとき、過去の判決（判例）を参照します。「以前こういう事案で、こう判断した。理由はこう」という記録が積み重なることで、次の判断が早く、正確になる。これをAIの指示書に当てはめてみようと思ったのです。
「叱る」と「記録する」の決定的な違い
私たちが変えたのは、ミスを発見したときの対応です。
〈✕ それまでやっていたこと〉
「この言葉はダメ。次から使わないで」と伝えて修正して終わり。
〈○ 変えたこと〉
「なぜNGか」と「代わりにどうするか」をファイルに一行書き加える。例えば「『○○』という表現は使わない。理由：当機構では現在その業務を提供していないため。代わりに『お問い合わせ』と書く」という一文です。
たったこれだけで、AIへの指示書が少しずつ「判断事例集」になっていきます。次に同じ状況が来たとき、AIはその判例を参照して自分で判断できるようになる。人間が毎回チェックしなくても、AIが「これは以前NGだったパターンだ」と気づくようになるのです。
一番効く一手 ─ ミスが起きた直後の「理由メモ」を習慣にする
最も効果が大きかった実践は、ミスを発見したその瞬間に「理由を一行書く」ことでした。修正してから後で理由を書こうとすると、ほぼ確実に後回しになって書かれないまま終わります。ミスを見つけた瞬間に一言添えて記録する。これを繰り返すだけで、判例集は自然に育っていきます。
形式はシンプルで構いません。私たちが使っているのは三点セットです。
- NGパターン：どんな言葉・判断がNGか
- 理由：なぜNGなのか（ここが最重要）
- 代替案：代わりにどうするか
この三点を一行でまとめるだけ。難しい書式は必要ありません。
判例が積み重なると、確認回数が激減していく
本当の効果が出るのは、ある程度の記録が溜まってからです。当機構では判断理由をまとめたファイルをAIが毎回参照する設計にしました。最初のうちは「これは判例に近いが微妙に違う」というケースも多く、人間が確認する場面もありました。しかし数か月後、判例が増えた領域では人間の確認が明らかに減り始めました。
もう一つ大きな効果があります。「チームの暗黙知の形式知化」です。「なんとなくこれはダメ」という感覚的なルールが、文章として記録されることで、誰もが（どのAIも）同じ判断を下せるようになる。属人化が少しずつ解消されていく感覚でした。
やりすぎ注意 ─ 記録は「なぜ」が主役。量より質
一つ落とし穴があります。「とにかく記録する」が習慣になると、理由のないルールが増えていくことです。「〇〇はNG」とだけ書かれた記録は、AIが応用できません。「なぜNGか」が書かれていないと、少し文脈が変わった瞬間に判例として機能しなくなります。記録の量より、理由の質を大切にしてください。しっかり「なぜ」を持つ10本の判例は、理由なしの100本より遥かに役立ちます。
まとめ ─ AIのミスは、組織の知恵を育てるチャンス
AIが同じミスを繰り返すとき、問題はたいていAIではなく、私たちの指示の仕方にあります。「叱る（その場で修正する）」ではなく「判例を残す（理由とセットで記録する）」に変えるだけで、AIの判断精度が上がり、人間の確認回数が減っていきます。
蓄積した判例は、組織の暗黙知を形式知に変えてくれます。AIを使えば使うほどチームが賢くなっていく ─ この感覚が、AI自律運営の醍醐味の一つだと私たちは実感しています。
「自社でも試してみたい」「どこから始めればいいか分からない」と感じた方は、ぜひ当機構へお問い合わせください。
よくある質問
Q. 判例はどこに記録すればいいですか？
A. 特別なシステムは必要ありません。AIへの指示書（プロンプトファイル）の末尾に「過去の判断事例」として書き加えるだけで十分です。ExcelやNotionのシンプルなメモでも機能します。大切なのは形式より「毎回AIが読む場所に書かれているか」です。
Q. 記録が増えすぎると、AIが処理しきれなくなりませんか？
A. 量が増えると参照しづらくなることはあります。月に一度、「すでに常識化したもの」「古くなったもの」を整理する時間を取るとよいでしょう。定期的な棚卸しで、判例集はすっきり保てます。
Q. AIの種類によって記録の仕方は変わりますか？
A. 基本的なアプローチは同じです。ただし「毎回同じ指示書を読み込む設計になっているか」は確認が必要です。判例が機能するには「毎回読まれる場所に書く」ことが前提になります。使っているサービスの仕様を一度確かめてみてください。
